Ich habe kurzerhand mal die passende Passage aus dem letzten "Triargos aktuell" herauskopiert. Denn selbst wenn man schon länger dabei ist, gibt es doch Dinge, welche man nur einmal im Jahr braucht

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Informationen zum Schuljahreswechsel

Generell empfehlen wir, den Schuljahreswechsel maximal drei bis vier Wochen vor den Sommerferien anzustoßen. Damit Ihre Schülerzahlen und Klassenlisten direkt nach dem Schuljahreswechsel auf Stand sind, ist es ratsam, vorher folgende Eingaben durchzuführen:

· alle bis dahin bekannten Ein- und Austritte für Schule und Kinderbetreuung einzugeben.
· die kommenden Erstklässler der Z-Klasse, bzw. die Vorschüler der Z0- Klasse zuzuordnen.

Wie wird der Schuljahreswechsel angestoßen?

· Eine Sicherung des Procurat-Datenpools ist nur dann erforderlich, wenn Sie keine Tagessicherung Ihres EDV-Systems durchführen.
· Gehen Sie in „Administration/Klassen“ und wählen dort „Schuljahreswechsel“, das Jahr wird gewechselt und ein Protokoll erstellt.
· Danach werden Sie gefragt, ob das Schuljahr bereinigt werden soll, dies bestätigen Sie ebenfalls. Nun werden alle Klassenzugehörigkeiten der Quereinsteiger an das aktuelle Schuljahr
angepasst.
· Hiernach können Sie im selben Menü auch den Jahreswechsel und die Bereinigung der Kinderbetreuung anstoßen.
· Ordnen Sie danach im Hauptmenü unter „Klassen/Klasseneinteilung“ die Lehrer den neuen Klassen zu.

Beachten Sie bitte, dass Sie ab dem Zeitpunkt des Schuljahreswechsels unter „Post/Klassen“, sowie im „Hauptmenü/Klassen“ und in der „Kinderbetreuung“ immer im neuen Schuljahr stehen. Möchten Sie also noch Post oder Emails an die Klassen des Schuljahres 2015/16 versenden, denken Sie daran das entsprechende Schuljahr vorher auszuwählen.

Damit Sie die Schüler des neuen Schuljahres auf den Klassenlisten sehen können, geben Sie im Menü „Klassen“ den Stichtag 1.08.2016 ein.

Umgang mit nachträglichen Ein- und Austritten

Wenn Sie nach dem Schuljahreswechsel noch Austrittsdaten für das alte Schuljahr eingeben, können Sie danach unter „Klassen“ den Button „Schuljahr bereinigen“ aktivieren. Dann wird in der Schülerinfo des entsprechenden Schülers die Klassenhistorie angepasst.

Wenn Sie nach den Sommerferien erfahren, dass ein Schüler, dem Sie einen Austritt in der Schülerinfo gegeben haben, doch an der Schule bleibt, bereinigen Sie dies wie folgt:

1. Löschen Sie den Austritt in der Schülerinfo und ggfs. im Personenreiter.
2. Gehen Sie dann im Hauptmenü in „Klassen“ und wählen Sie die Klasse aus, in die der Schüler geht. Wählen Sie dann oben rechts den Button „Klasseneinteilung“ und fügen Sie den Schüler der Klasse hinzu.

Schülerzuordnungen in Parallelklassen , bzw. neue Gruppenzuordnungen in der Kinderbetreuung

Oft weiß man vor den Ferien noch nicht, wie die Schüler auf Parallelklassen verteilt werden. Dies ist kein Problem. Im Menü „Klassen“ wählen sie unten den Button „Schüler zwischen Klassen verschieben“. Hier können Sie problemlos die Schüler in die richtige Klasse einordnen. Das gleiche bewirkt man in der Kinderbetreuung mit dem Button „Kinder verschieben“.

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Alles klar?
Freundliche Grüße,
Hannes Buschmann